Il cliente di studio demanda sovente la conservazione dei documenti cartacei, tanto da ritrovare buste paga di parecchi anni addietro (20 – 25 anni etc.).
Se non vi sono fondati e documentati motivi di conservazione dei documenti contenenti dati personali (ad esempio dibattimenti, vertenze di lavoro, motivi fiscali, obblighi di legge, etc.), la norma indica di restituire agli interessati tale documentazione o, in caso di mancato riscontro documentabile dello stesso sollecitato al ritiro, alla distruzione dei documenti al termine del trattamento.
In caso di distruzione è bene attenersi ad idonee procedure in merito, oppure (ad esempio per grandi quantitativi) rivolgersi a strutture specializzate che garantiscano il rispetto (documentandolo) delle norme relative allo smaltimento dei rifiuti.
Il vantaggio di operazioni di "pulizia" come descritte sopra sta nel recupero di grandi spazi che sono in ogni caso esposti a rischi di incendio, allagamento, furto e comunque soggetti a costi importanti come canoni di affitto, sicurezza sul lavoro (Decreto Legislativo 19 settembre 1994, n. 626, etc.) adibiti da anni ad archivi in continua espansione.
